Digital dokumenthantering ställer höga krav på användaren
vad gäller förståelse för dels det digitala verktyget (programmet som används),
dels de lagkrav som finns på offentlig verksamhets hantering av arbetsmaterial
och allmänna handlingar. Utbildningen är uppdelad i två delar. Del 1 ger en
grundläggande förståelse för SOFIA mellanarkiv och de grundläggande
funktionerna som kan användas av alla anställda samt del 2 förklarar de funktioner
för anställda som ska utföra arkivvård i systemet och har så kallade
funktionella behörigheter. Det yttersta syftet med utbildningen är att Västra
Götalandsregionen (VGR) uppfyller lagkraven fördokumenthantering i offentlig
verksamhet samt följer Västra Götalandsregionens policy för digitalisering
(Diarienummer: RS 2020-01720).

Generell del för alla anställda, del 1:

• Syftet med SOFIA mellanarkiv
• Hitta till SOFIA mellanarkiv
• Förklaring av SOFIA mellanarkivs beståndsdelar
• Instruktion hur sökning i systemet fungerar

För anställda med funktionell behörighet, del 2:

• Förklaring av felhantering (som att ändra
  metadata)
• Förklaring av rensning och gallring
• Förklaring av controlling

Utbildningstillfället genomförs som webbinarium via Teams och
anmälan görs via Lärportalen. Den består av ett tillfälle indelat i del 1 och del
2. Deltagaren är med på del 2 om de har funktionell behörighet (de som
har funktionell behörighet vet oftast om det).

VGR-AD samt tillgång till Lärplattformen för anmälan och
Teams. 

Ett utbildningstillfälle där del 1 är en timma långt och del 2 är 1,5 timmar med paus på 15 minuter mellan delarna.

Förkunskaper: Nätbaserad kurs Offentlighet,
sekretess och informationshantering samt läsning av Handbok
för informationshantering samt grundutbildningen SOFIA IT-stöd för dokumenthantering.

Alla som anmäler sig blir antagna.

Gabriella Vestlin, produktägare SOFIA mellanarkiv, vgr.sofia@vgregion.se